Ta izjava o zasebnosti pojasnjuje, kako podjetje Oktoved, izobraževanje in svetovanje Maša Hrastnik s.p. (v nadaljevanju: upravljavec) zbira, uporablja, hrani in drugače obdeluje osebne podatke uporabnikov spletnega mesta www.oktoved.si, strank, kupcev, udeležencev delavnic in izobraževanj ter drugih oseb, ki stopijo v stik z upravljavcem.

Osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugo veljavno zakonodajo Republike Slovenije.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Oktoved, izobraževanje in svetovanje Maša Hrastnik s.p.
Gorica pri Šmartnem 32
3000 Celje
Slovenija

E-pošta: info@oktoved.si
Spletna stran: www.oktoved.si

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ali uveljavljanjem svojih pravic se lahko obrnete na navedeni elektronski naslov.

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Vrsta osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, je odvisna od načina uporabe spletnega mesta oziroma izbrane storitve.

Obdelujemo lahko zlasti:

  • ime in priimek,
  • naslov oziroma druge podatke, potrebne za izdajo računa,
  • e-poštni naslov,
  • telefonsko številko,
  • podatke o rezervaciji termina, kot so izbrana storitev, datum in ura,
  • podatke, ki jih uporabnik navede ob prijavi na delavnico ali izobraževanje,
  • podatke o naročilih in nakupih digitalnih izdelkov,
  • podatke o plačilih, pri čemer podatke o plačilnih karticah praviloma neposredno obdeluje ponudnik plačilnih storitev,
  • podatke, ki jih uporabnik prostovoljno posreduje v kontaktnem obrazcu, elektronski pošti ali drugi komunikaciji,
  • tehnične podatke, kot so IP-naslov, podatki o napravi in brskalniku, dnevniški podatki ter podatki, povezani z varnostjo in delovanjem spletnega mesta,
  • podatke, pridobljene z uporabo piškotkov in podobnih tehnologij, kadar so za njihovo uporabo izpolnjeni zakonski pogoji oziroma je uporabnik podal potrebno privolitev.

Pri storitvah za otroke lahko obdelujemo tudi podatke o otroku, ki jih posreduje njegov starš oziroma zakoniti zastopnik ali ki nastanejo v okviru izvajanja dogovorjene storitve.

3. Podatki otrok in posebne vrste osebnih podatkov

Pri izvajanju specialnopedagoških storitev lahko starš oziroma zakoniti zastopnik posreduje podatke o otrokovem razvoju, učenju, funkcioniranju, težavah, potrebah in drugih okoliščinah, ki so pomembne za ustrezno izvedbo dogovorjene storitve.

Nekateri od teh podatkov lahko glede na svojo vsebino predstavljajo posebne vrste osebnih podatkov, zlasti kadar vsebujejo informacije o zdravstvenem stanju, diagnozah ali drugih zdravstvenih okoliščinah.

Takšni podatki se obdelujejo le v obsegu, ki je potreben za dogovorjeni namen, in ob obstoju ustrezne pravne podlage po 6. členu GDPR ter ustreznega pogoja za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov po 9. členu GDPR.

Kadar obdelava temelji na izrecni privolitvi, je posameznik oziroma zakoniti zastopnik pred obdelavo ustrezno seznanjen in poda izrecno privolitev.

Podatkov, ki za izvedbo storitve niso potrebni, uporabnikom ni treba posredovati.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

Osebne podatke obdelujemo samo za določene in zakonite namene.

Rezervacija in izvajanje individualnih storitev

Podatke obdelujemo za rezervacijo in organizacijo termina, komunikacijo z uporabnikom ter izvedbo individualnih obravnav, svetovanj in drugih dogovorjenih storitev.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe oziroma izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe – člen 6(1)(b) GDPR.

Nakup digitalnih izdelkov

Podatke obdelujemo za sprejem in obdelavo naročila, izvedbo plačila, dostavo digitalnega izdelka, komunikacijo glede naročila ter reševanje morebitnih reklamacij.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe – člen 6(1)(b) GDPR.

Delavnice in izobraževanja

Podatke obdelujemo za obdelavo prijave, organizacijo in izvedbo delavnice oziroma izobraževanja, komunikacijo z udeleženci ter izpolnitev drugih obveznosti, povezanih z izvedbo.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe oziroma izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe – člen 6(1)(b) GDPR.

Izdajanje računov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Podatke obdelujemo za izdajo računov, davčne in računovodske evidence ter druge obveznosti, ki jih določajo veljavni predpisi.

Pravna podlaga: izpolnjevanje zakonske obveznosti – člen 6(1)(c) GDPR.

Kontakt in komunikacija

Če se na upravljavca obrnete z vprašanjem, povpraševanjem ali drugim sporočilom, vaše podatke uporabljamo za pripravo odgovora in nadaljnjo komunikacijo.

Pravna podlaga: izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe – člen 6(1)(b) GDPR, kadar se komunikacija nanaša na storitev oziroma naročilo, oziroma zakoniti interes upravljavca – člen 6(1)(f) GDPR – za obravnavo druge poslovne komunikacije.

Varnost in delovanje spletnega mesta

Določeni tehnični podatki se lahko obdelujejo zaradi zagotavljanja varnosti spletnega mesta, preprečevanja zlorab, odpravljanja tehničnih težav ter zaščite spletnega mesta in informacijskih sistemov.

Pravna podlaga: zakoniti interes upravljavca za zagotavljanje varnega in zanesljivega delovanja spletnega mesta in informacijskih sistemov – člen 6(1)(f) GDPR.

Statistika, trženje in nenujni piškotki

Kadar je za uporabo statističnih, trženjskih ali drugih nenujnih piškotkov oziroma podobnih tehnologij potrebna privolitev, se podatki obdelujejo šele po njeni pridobitvi.

Pravna podlaga: privolitev – člen 6(1)(a) GDPR.

Podrobnejše informacije so navedene v Pravilniku o piškotkih.

Posebne vrste osebnih podatkov

Če so za izvedbo dogovorjene storitve potrebni podatki, ki predstavljajo posebno vrsto osebnih podatkov, se poleg ustrezne pravne podlage iz 6. člena GDPR upoštevajo tudi pogoji iz 9. člena GDPR.

Kadar obdelava temelji na izrecni privolitvi posameznika oziroma zakonitega zastopnika, se uporablja člen 9(2)(a) GDPR.

5. Od kod pridobivamo osebne podatke

Osebne podatke praviloma pridobimo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, na primer ob rezervaciji, naročilu, prijavi, izpolnitvi kontaktnega obrazca ali komunikaciji z upravljavcem.

Pri storitvah, namenjenih otrokom, podatke o otroku praviloma posreduje njegov starš oziroma zakoniti zastopnik. Določeni podatki lahko nastanejo tudi neposredno v okviru izvajanja storitve.

Če bi osebne podatke pridobili iz drugega vira in bi bilo treba posameznika o tem posebej obvestiti, mu bomo zagotovili informacije v skladu z veljavno zakonodajo.

6. Ali morate osebne podatke posredovati?

Posredovanje osebnih podatkov je praviloma prostovoljno.

Nekateri podatki pa so potrebni za rezervacijo termina, izvedbo dogovorjene storitve, nakup izdelka, prijavo na delavnico ali izobraževanje, izdajo računa oziroma izpolnitev drugih pogodbenih ali zakonskih obveznosti.

Obvezna polja so praviloma ustrezno označena.

Če podatkov, ki so potrebni za izvedbo posamezne storitve ali izpolnitev zakonske obveznosti, ne posredujete, vam določene storitve, rezervacije, naročila ali druge zahteve morda ne bomo mogli zagotoviti oziroma izvesti.

7. Obdobje hrambe osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor njihovo hrambo zahtevajo veljavni predpisi.

Podatki o rezervacijah, naročilih, prijavah, komunikaciji in izvedenih storitvah se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo storitve, ureditev medsebojnega razmerja ter morebitno uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Nato se izbrišejo ali anonimizirajo, če za njihovo nadaljnjo hrambo ne obstaja druga pravna podlaga.

Podatki, ki se obdelujejo na podlagi privolitve, se praviloma obdelujejo do preklica privolitve oziroma do prenehanja namena obdelave, razen če za njihovo nadaljnjo hrambo obstaja druga pravna podlaga.

Računi, knjigovodske listine ter drugi podatki, za katere veljajo davčne oziroma računovodske obveznosti, se hranijo toliko časa, kolikor določajo veljavni davčni, računovodski in drugi predpisi.

Tehnični in varnostni podatki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje varnosti in delovanja spletnega mesta, nato pa se izbrišejo oziroma anonimizirajo.

Podatki, pridobljeni s piškotki, se hranijo skladno z obdobji, navedenimi v Pravilniku o piškotkih.

8. Uporabniki in pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov

Osebnih podatkov ne prodajamo.

Do osebnih podatkov lahko v obsegu, potrebnem za opravljanje njihovih storitev, dostopajo zunanji izvajalci oziroma pogodbeni obdelovalci, kot so:

  • ponudnik spletnega gostovanja in tehničnega vzdrževanja,
  • ponudniki informacijskih rešitev za delovanje spletnega mesta,
  • ponudniki sistema za rezervacijo terminov,
  • ponudniki spletne trgovine in dostave digitalnih izdelkov,
  • ponudniki plačilnih storitev,
  • ponudniki elektronske pošte in komunikacijskih storitev,
  • računovodski servis oziroma drugi izvajalci poslovnih podpornih storitev.

Kadar zunanji izvajalec osebne podatke obdeluje v našem imenu, jih sme obdelovati samo v skladu z našimi navodili, pogodbenimi obveznostmi in veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.

Nekateri ponudniki, zlasti ponudniki plačilnih ali drugih samostojnih storitev, lahko glede določenih obdelav nastopajo kot samostojni upravljavci osebnih podatkov. V takšnem primeru osebne podatke obdelujejo v skladu s svojimi pravili o zasebnosti.

Osebni podatki se lahko posredujejo tudi državnim organom, sodiščem ali drugim pristojnim institucijam, kadar to zahteva zakon ali je to potrebno za uveljavljanje oziroma obrambo pravnih zahtevkov.

9. Prenosi osebnih podatkov v tretje države

Pri uporabi nekaterih zunanjih ponudnikov storitev lahko pride do obdelave oziroma prenosa osebnih podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora (EGP).

Kadar pride do takšnega prenosa, se osebni podatki prenašajo le ob obstoju ustrezne pravne podlage in zaščitnih ukrepov v skladu z GDPR.

Glede na konkretnega ponudnika lahko prenos temelji zlasti na:

  • sklepu Evropske komisije o ustreznosti, vključno z veljavnim okvirom za prenose osebnih podatkov med Evropsko unijo in Združenimi državami Amerike, kadar prejemnik izpolnjuje ustrezne pogoje, ali
  • standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije oziroma drugih ustreznih zaščitnih ukrepih v skladu z GDPR.

Informacije o zaščitnih ukrepih v zvezi s posameznim prenosom so na voljo na zahtevo na info@oktoved.si.

10. Piškotki in podobne tehnologije

Spletno mesto uporablja piškotke in podobne tehnologije.

Nujni piškotki se uporabljajo brez predhodne privolitve samo, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji za njihovo uporabo.

Statistični, trženjski in drugi nenujni piškotki, za katere je potrebna privolitev, se uporabljajo šele, ko uporabnik v njihovo uporabo privoli.

Uporabnik lahko svojo izbiro glede nenujnih piškotkov kadarkoli spremeni ali prekliče prek nastavitev piškotkov na spletnem mestu.

Podrobnejše informacije o vrstah piškotkov, njihovem namenu in obdobju trajanja so navedene v Pravilniku o piškotkih.

11. Varovanje osebnih podatkov

Upravljavec uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, nenamerno ali nezakonito izgubo, spremembo, razkritjem, uničenjem ali drugo nepooblaščeno obdelavo.

Dostop do osebnih podatkov je omejen na osebe in izvajalce, ki podatke potrebujejo za opravljanje svojih nalog oziroma storitev in so zavezani k ustreznemu varovanju osebnih podatkov.

Pri izbiri in uporabi informacijskih rešitev se upoštevajo narava podatkov, namen obdelave ter tveganja za pravice in svoboščine posameznikov.

12. Pravice posameznika

Posamezniku glede na okoliščine posamezne obdelave pripadajo pravice, ki jih določata GDPR in ZVOP-2, zlasti:

  • pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov,
  • pravica do popravka netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov,
  • pravica do izbrisa osebnih podatkov, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji,
  • pravica do omejitve obdelave,
  • pravica do prenosljivosti podatkov, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji,
  • pravica do ugovora obdelavi, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji,
  • pravica do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.

Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila izvedena na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

Posamezne pravice niso absolutne in se uporabljajo pod pogoji, ki jih določa veljavna zakonodaja. Podatkov, ki jih je upravljavec dolžan hraniti zaradi zakonskih obveznosti, na primer ni mogoče izbrisati zgolj na podlagi zahteve posameznika.

Zahtevo za uveljavljanje pravic lahko pošljete na:

info@oktoved.si

Upravljavec bo na zahtevo odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in praviloma najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Če je to potrebno zaradi zapletenosti ali števila zahtev, se lahko rok v skladu z GDPR podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik pravočasno obveščen.

13. Avtomatizirano sprejemanje odločitev

Upravljavec ne uporablja avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ki bi imelo pravne učinke za posameznika ali bi nanj na podoben način pomembno vplivalo v smislu 22. člena GDPR.

Če bi upravljavec v prihodnje uvedel takšno obdelavo, bo posameznikom predhodno zagotovil vse informacije, ki jih zahteva veljavna zakonodaja.

14. Pravica do pritožbe

Če menite, da se vaši osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavno zakonodajo, se lahko obrnete na upravljavca na info@oktoved.si.

Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Slovenija

E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: www.ip-rs.si